Une facture pro forma est un document nécessaire pour débuter un processus d’achat dans certaines entreprises. Il reprend toutes les informations d’une facture sans en avoir la valeur comptable ou juridique. On utilise parfois le seul terme « pro forma ».
L’objectif de la facture pro forma est de transmettre tous les éléments d’une transaction avant même que la facture ne puisse être émise. Elle permet notamment :
- de réaliser des commandes et de payer des acomptes dans certaines entreprises ;
- de justifier une dépense ;
- de faire un emprunt auprès d’une banque ;
- de déclarer la valeur en douane de marchandise avant la facturation.
La facture pro forma est notamment obligatoire pour importer un véhicule neuf, expédier une œuvre d’art dans l’Union européenne ou exporter des produits explosifs.
Une facture pro forma n’entraîne pas de paiement. Il n’est donc pas possible de la régler.
La facture « définitive » se distingue de la facture pro forma par :
- une numérotation dédiée ;
- son usage fiscal ;
- son titre (qui doit permettre de la différencier d’une facture pro forma) ;
- la mention des conditions de paiement.