 (1).jpg){kind=small}
Czy możesz odzyskać VAT zapłacony w Wielkiej Brytanii?
Możesz odzyskać brytyjski VAT, jeżeli jesteś przedsiębiorstwem nieposiadającym siedziby w Wielkiej Brytanii i nie jesteś zobowiązany do uzyskania numeru VAT w Wielkiej Brytanii. To punkt wyjścia. HMRC rezerwuje procedurę VAT65A dla firm zagranicznych, które ponoszą brytyjski VAT od wydatków firmowych, ale nie muszą samodzielnie rozliczać brytyjskiego VAT.
Reżim ten obejmuje przedsiębiorstwa mające siedzibę w Unii Europejskiej oraz przedsiębiorstwa mające siedzibę poza UE. Od czasu Brexitu spółka francuska, belgijska, niemiecka czy hiszpańska nie korzysta już z elektronicznego portalu zwrotu swojego państwa członkowskiego, aby odzyskać VAT zapłacony w Wielkiej Brytanii. Zwraca się bezpośrednio do HMRC.
| Sytuacja przedsiębiorstwa | Właściwa procedura |
|---|---|
| Spółka z UE nieposiadająca siedziby w Wielkiej Brytanii, bez sprzedaży podlegającej opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii | Wniosek VAT65A do HMRC |
| Spółka spoza UE nieposiadająca siedziby w Wielkiej Brytanii, bez sprzedaży podlegającej opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii | Wniosek VAT65A, z zastrzeżeniem warunków HMRC |
| Spółka już zarejestrowana do VAT w Wielkiej Brytanii | Odzyskanie za pośrednictwem brytyjskiej deklaracji VAT |
| Spółka zobowiązana do rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii | Rejestracja, a następnie odzyskanie za pośrednictwem VAT Return |
| Spółka sprzedająca wyłącznie klientom brytyjskim z odwrotnym obciążeniem po stronie klienta | Analiza indywidualna, VAT65A czasami możliwy |
Jakie warunki należy spełnić, aby ubiegać się o zwrot?
HMRC wymaga, aby Twoje przedsiębiorstwo miało siedzibę poza Wielką Brytanią i aby nie dokonywało czynności zobowiązujących je do rejestracji do brytyjskiego VAT. Logika jest prosta: VAT65A służy zwrotowi VAT poniesionego przez zagraniczne przedsiębiorstwo niezarejestrowane, a nie zastąpieniu brytyjskiej deklaracji VAT.
Aby się zakwalifikować, w praktyce musisz spełnić następujące warunki:
- być zarejestrowanym jako przedsiębiorstwo w kraju swojej siedziby;
- nie posiadać siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności ani miejsca zamieszkania w Wielkiej Brytanii;
- nie być zarejestrowanym, kwalifikującym się ani zobowiązanym do rejestracji do brytyjskiego VAT;
- nie dokonywać dostaw ani świadczeń podlegających opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii, z wyjątkiem przypadków dopuszczonych przez HMRC;
- wykorzystywać zakupione towary lub usługi na potrzeby swojej działalności gospodarczej.
Czynność może pozostać zgodna ze zwrotem, gdy VAT jest należny od Twojego klienta brytyjskiego w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia, lub gdy czynność objęta jest szczególnymi wyjątkami, takimi jak niektóre międzynarodowe transporty towarów. Odwrotnie, sprzedaż towarów lokalnie w Wielkiej Brytanii, przechowywanie towarów w Wielkiej Brytanii lub import jako sprzedawca może skierować sprawę w stronę rejestracji.
Czy trzeba zarejestrować się do VAT w Wielkiej Brytanii, aby odzyskać swój VAT?
Nie, rejestracja do VAT w Wielkiej Brytanii nie jest obowiązkowa, aby odzyskać brytyjski VAT za pomocą VAT65A. Jest wręcz przeciwnie: procedura ta dotyczy przedsiębiorstw, które nie są zarejestrowane i nie są do tego zobowiązane.
Jeżeli po prostu przyjechałeś na targi branżowe, zapłaciłeś za usługi lokalne, poniosłeś koszty podróży służbowej, kupiłeś usługi wykorzystywane w Wielkiej Brytanii lub poniosłeś VAT importowy bez powstania lokalnego obowiązku podatkowego, procedura zwrotu może być właściwą drogą.
Jeżeli musisz się zarejestrować, poniesiony VAT nie jest już odzyskiwany za pomocą VAT65A. Jest odliczany w Twojej deklaracji VAT w Wielkiej Brytanii, z zastrzeżeniem brytyjskich zasad odliczalności. Ta różnica jest kluczowa dla firm e-commerce, sprzedawców DDP i regularnych importerów.
| Przypadek praktyczny | VAT65A? | Rejestracja do VAT w Wielkiej Brytanii? |
|---|---|---|
| Udział w targach w Wielkiej Brytanii bez sprzedaży lokalnej | Tak, co do zasady | Nie |
| Zakup usług firmowych wykorzystywanych w Wielkiej Brytanii | Tak, co do zasady | Nie |
| Jednorazowy import bez sprzedaży podlegającej opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii | Możliwe, do sprawdzenia | Nie zawsze |
| Przechowywanie towarów w Wielkiej Brytanii, a następnie sprzedaż lokalna | Nie | Tak |
| Sprzedaż bezpośrednia towarów znajdujących się w Wielkiej Brytanii klientom brytyjskim | Nie | Tak |
| Przedsiębiorstwo już zarejestrowane w Wielkiej Brytanii | Nie | Odliczenie za pośrednictwem VAT Return |
Jaka jest procedura krok po kroku, aby ubiegać się o zwrot VAT w Wielkiej Brytanii?
Wniosek o zwrot przygotowuje się jak kompletną sprawę podatkową, a nie jak zwykły formularz administracyjny. HMRC oczekuje formularza VAT65A, certyfikatu potwierdzającego Twoją działalność, faktur oraz, w przypadku importu, dokumentów celnych potwierdzających zapłacony VAT.
1. Sprawdzenie swojej kwalifikowalności
Zacznij od sprawdzenia, że nie masz siedziby w Wielkiej Brytanii, że nie jesteś zarejestrowany do brytyjskiego VAT oraz że Twoje czynności nie czynią Cię taxable person w Wielkiej Brytanii. Jeżeli dokonałeś sprzedaży, zaimportowałeś towary lub współpracowałeś z marketplace, ten etap musi zostać udokumentowany.
2. Wyznaczenie okresu zwrotu
Okres HMRC trwa od 1 lipca do 30 czerwca roku następnego. Jeden wniosek może obejmować maksymalnie ten okres 12 miesięcy. Nie może obejmować mniej niż 3 miesiące, chyba że odpowiada pozostałemu saldu okresu rocznego.
3. Zgromadzenie faktur i dokumentów potwierdzających
Każda faktura musi identyfikować dostawcę, jego numer VAT, Twoje przedsiębiorstwo, rodzaj towarów lub usług, datę, kwotę netto, stawkę oraz kwotę VAT. W przypadku importu konieczny jest dokument celny lub dokument potwierdzający rozliczony VAT.
4. Uzyskanie certyfikatu statusu podatkowego
Przy pierwszym wniosku, a następnie gdy certyfikat wygaśnie, musisz dostarczyć certyfikat statusu wydany przez oficjalny organ Twojego kraju. HMRC akceptuje niektóre certyfikaty elektroniczne, jeżeli organ wydający umożliwia weryfikację online.
5. Wypełnienie formularza VAT65A
Formularz VAT65A należy wypełnić elektronicznie. Lista faktur, w szczególności schedule z pytania 9, musi być napisana na maszynie, a nie odręcznie. Można dopuścić równoważną wersję, jeżeli zawiera te same informacje oraz wymagane oświadczenie.
6. Złożenie dokumentacji do HMRC
Możesz złożyć dokumentację elektronicznie za pośrednictwem Secure Data Exchange Service, zwanego SDES, lub wysłać ją pocztą do Overseas Repayment Unit. Aby skorzystać z SDES przed terminem 31 grudnia, HMRC wskazuje, że należy wystąpić o dostęp przed 30 listopada.
7. Śledzenie przebiegu sprawy
Po złożeniu elektronicznym powinieneś otrzymać datowane potwierdzenie odbioru. Jeżeli HMRC nie skontaktuje się z Tobą w ciągu 6 miesięcy, możesz skontaktować się z Overseas Repayment Unit, przedstawiając potwierdzenie SDES. Oryginały należy zachować, ponieważ HMRC może o nie poprosić.
Jakie koszty uprawniają do zwrotu VAT w Wielkiej Brytanii?
VAT podlega odzyskaniu, gdy obciąża towary lub usługi wykorzystywane na potrzeby Twojej działalności gospodarczej i gdy nie ma zastosowania żadne brytyjskie wyłączenie. HMRC ma na uwadze w szczególności zakupy towarów i usług w Wielkiej Brytanii oraz VAT zapłacony od importu w Wielkiej Brytanii.
| VAT zasadniczo podlegający odzyskaniu | VAT wyłączony lub ograniczony |
|---|---|
| Koszty targów, wystaw i wydarzeń branżowych | Wydatki wykorzystywane na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą |
| Usługi lokalne wykorzystywane do działalności | Wydatki związane ze sprzedażą podlegającą opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii |
| Zakupy towarów lub usług wykorzystywanych w Wielkiej Brytanii | Większość samochodów osobowych |
| VAT importowy, jeżeli przedsiębiorstwo jest właścicielem towarów | Niektóre wydatki na przyjęcia, entertainment i hospitality |
| Koszty firmowe z prawidłową fakturą VAT | Towary nabyte w celu odsprzedaży z bezpośrednią korzyścią dla podróżnych, jak niektóre hotele |
| Wynajem pojazdu, czasami ograniczony do 50% przy użytku mieszanym | Towary używane bez prawidłowej faktury VAT |
Standardowa stawka VAT w Wielkiej Brytanii wynosi 20 %. Niektóre towary i usługi objęte są stawką obniżoną 5 %. Sama stawka nie wystarcza, aby zdecydować o odzyskaniu: charakter wydatku, jego wykorzystanie firmowe oraz Twój status VAT w Wielkiej Brytanii pozostają decydujące.
Jaka jest minimalna kwota wniosku VAT65A?
Kwota minimalna zależy od długości okresu objętego Twoim wnioskiem. HMRC ustala wyższy próg dla okresu częściowego oraz niższy próg dla okresu rocznego lub końcowego salda roku zwrotu.
| Objęty okres | Kwota minimalna |
|---|---|
| Okres co najmniej 3 miesięcy, ale krótszy niż pełny rok | 130 GBP |
| Pełny rok od 1 lipca do 30 czerwca | 16 GBP |
| Saldo okresu krótsze niż 3 miesiące | 16 GBP |
Progi te nie zastępują analizy ekonomicznej sprawy. Niski wniosek, źle udokumentowany lub oparty na słabych fakturach, może kosztować więcej w przygotowaniu niż oczekiwany zwrot.
Jaki jest termin złożenia wniosku o zwrot?
Terminem jest 31 grudnia następujący po zakończeniu okresu zwrotu. Brytyjski okres zwrotu trwa od 1 lipca do 30 czerwca. W przypadku okresu kończącego się 30 czerwca wniosek musi zatem wpłynąć do HMRC najpóźniej 31 grudnia.
HMRC stosuje ten termin rygorystycznie. Dokumentacja wysłana z opóźnieniem może zostać odrzucona, nawet jeżeli VAT jest rzeczywisty, a faktury są prawidłowe. Przy złożeniu papierowym HMRC może zażądać dowodu nadania wykazującego, że dokumentacja została wysłana najpóźniej 31 grudnia.
| Etap | Data do zapamiętania |
|---|---|
| Początek okresu zwrotu | 1 lipca |
| Koniec okresu zwrotu | 30 czerwca |
| Wniosek o dostęp do SDES zalecany przez HMRC | Przed 30 listopada |
| Termin złożenia VAT65A | 31 grudnia |
Ile czasu zajmuje HMRC zwrot VAT?
HMRC zapowiada zwrot w ciągu 6 miesięcy od otrzymania zadowalającego wniosku. Ważne jest słowo "zadowalający": dokumentacja niekompletna, niespójna lub źle uzasadniona szybko wraca do pętli pytań.
Opóźnienia wynikają zazwyczaj z czterech przyczyn:
- brak certyfikatu statusu, jego wygaśnięcie lub niekompletność;
- faktury bez numeru VAT dostawcy lub bez prawidłowej nazwy wnioskodawcy;
- niewystarczające dokumenty importowe;
- wątpliwości HMRC co do ewentualnego obowiązku rejestracji do brytyjskiego VAT.
Zwrot może zostać przekazany na rachunek bankowy za pośrednictwem SWIFT lub na brytyjski rachunek bankowy. HMRC zaleca płatność SWIFT, gdy jest dostępna, ponieważ jest szybsza i bezpieczniejsza dla przedsiębiorstw zagranicznych.
Czy potrzebny jest przedstawiciel podatkowy w Wielkiej Brytanii?
W przypadku wniosku VAT65A nie potrzebujesz przedstawiciela podatkowego w ścisłym znaczeniu: możesz złożyć wniosek samodzielnie lub upoważnić agenta. HMRC dopuszcza, aby agent przygotował i wysłał wniosek w Twoim imieniu, pod warunkiem że jest do tego upoważniony pełnomocnictwem lub pismem upoważniającym.
Prawdziwe pytanie nie brzmi więc "przedstawiciel podatkowy obowiązkowy czy nie", lecz "czy potrzebuję eksperta, aby zabezpieczyć właściwy reżim?". Jeżeli Twoja sprawa jest prosta, na przykład koszty targów i idealnie prawidłowe faktury, złożenie bezpośrednie może zadziałać. Jeżeli importujesz, sprzedajesz, przechowujesz lub wystawiasz faktury klientom brytyjskim, analiza staje się bardziej podatkowa niż administracyjna.
Agent VAT może w szczególności:
- potwierdzić, że VAT65A jest właściwą procedurą;
- zidentyfikować wydatki podlegające odzyskaniu i wyłączone;
- przygotować schedule faktur;
- zarządzać wymianą korespondencji z HMRC;
- uniknąć złożenia wniosku o zwrot, gdy wymagana jest rejestracja do brytyjskiego VAT.
Przypadki szczególne, których nie można przeoczyć
Zasady brytyjskie zmieniają się w zależności od tego, czy wydatek dotyczy Wielkiej Brytanii, Irlandii Północnej, importu czy sprzedaży lokalnej. Wielka Brytania nie jest jednolitym blokiem VAT dla wszystkich przepływów od czasu Brexitu, w szczególności w przypadku towarów związanych z Irlandią Północną.
W przypadku towarów w Irlandii Północnej przedsiębiorstwo z UE może zostać skierowane do szczególnych zasad zwrotu związanych z Protokołem w sprawie Irlandii Północnej. W przypadku Wielkiej Brytanii procedura HMRC VAT65A jest punktem odniesienia dla przedsiębiorstw nieposiadających siedziby.
Jeżeli importujesz towary, sprawdź, czy jesteś faktycznie właścicielem towarów w chwili importu. HMRC uzależnia odzyskanie VAT importowego od posiadania prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.
Jeżeli wystawiłeś fakturę klientowi brytyjskiemu, sprawdź również, czy Twoja czynność powinna była zostać zadeklarowana w Wielkiej Brytanii. Artykuł o fakturowaniu klienta brytyjskiego pomaga rozróżnić fakturowanie DDP, sprzedaż B2B, sprzedaż B2C oraz przypadki, w których brytyjski VAT musi zostać pobrany.
Lista kontrolna przed złożeniem wniosku VAT65A
Kompletną dokumentację sprawdza się przed wysłaniem, a nie po ponagleniu ze strony HMRC. Skorzystaj z tej listy kontrolnej przed każdym złożeniem.
- Twoje przedsiębiorstwo ma siedzibę poza Wielką Brytanią.
- Nie masz stałego miejsca prowadzenia działalności ani siedziby w Wielkiej Brytanii.
- Nie jesteś zarejestrowany do VAT w Wielkiej Brytanii.
- Nie jesteś zobowiązany do rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii.
- Wnioskowany okres respektuje kalendarz od 1 lipca do 30 czerwca.
- Kwota minimalna została osiągnięta.
- Formularz VAT65A jest kompletny i napisany na maszynie.
- Certyfikat statusu jest ważny i spójny z fakturami.
- Faktury wskazują Twoje przedsiębiorstwo oraz numer VAT dostawcy.
- Dokumenty importowe potwierdzają zapłacony VAT, jeżeli dotyczy.
- Oryginały są zachowane.
- Wystąpiono o dostęp do SDES przed 30 listopada, jeżeli celujesz w złożenie elektroniczne przed 31 grudnia.
Potrzebujesz wsparcia przy odzyskiwaniu VAT w Wielkiej Brytanii?
Odzyskiwanie brytyjskiego VAT to procedura dostępna, ale wymagająca: zły wybór między VAT65A a rejestracją do brytyjskiego VAT może kosztować kilka miesięcy.
Eurofiscalis pomaga Ci sprawdzić Twoją kwalifikowalność, przygotować dokumentację HMRC oraz zabezpieczyć Twoje przepływy w Wielkiej Brytanii. Skontaktuj się z naszym zespołem, aby zbadać swoje faktury i wybrać właściwą procedurę przed terminem 31 grudnia.
Źródła oficjalne
- HMRC, VAT Notice 723A: https://www.gov.uk/guidance/refunds-of-uk-vat-for-non-uk-businesses-or-eu-vat-for-uk-businesses
- HMRC, formularz VAT65A: https://www.gov.uk/government/publications/vat-application-for-vat-refund-by-a-business-person-not-established-in-the-community-vat65a
- HMRC, VAT Notice 700/1: https://www.gov.uk/government/publications/vat-notice-7001-should-i-be-registered-for-vat/vat-notice-7001-should-i-be-registered-for-vat
Często zadawane pytania
Czy francuska spółka może odzyskać brytyjski VAT po Brexicie?
Tak. Francuska spółka może odzyskać brytyjski VAT za pomocą procedury HMRC VAT65A, jeżeli nie ma siedziby w Wielkiej Brytanii, nie jest zarejestrowana do brytyjskiego VAT i nie dokonała czynności zobowiązujących ją do rejestracji. Od czasu Brexitu nie korzysta już z klasycznego portalu UE.
Czy szwajcarska, amerykańska lub kanadyjska spółka może ubiegać się o zwrot?
Tak, przedsiębiorstwo spoza UE może ubiegać się o zwrot brytyjskiego VAT, jeżeli spełnia warunki HMRC. HMRC stosuje również logikę wzajemności: kraj siedziby musi umożliwiać podobne udogodnienia przedsiębiorstwom brytyjskim, poza przypadkami szczególnymi.
Czy można odzyskać VAT w Wielkiej Brytanii z tytułu targów branżowych?
Tak, VAT od kosztów targów branżowych w Wielkiej Brytanii może co do zasady podlegać odzyskaniu, jeżeli wydatki służą Twojej działalności i jeżeli nie dokonujesz sprzedaży podlegającej opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii. Zachowaj umowy, faktury, identyfikatory wystawcy oraz dowody płatności.
Czy można odzyskać VAT importowy w Wielkiej Brytanii?
Tak, ale wyłącznie jeżeli możesz udowodnić zapłacony VAT i jeżeli import nie czyni Cię zobowiązanym do rejestracji do brytyjskiego VAT. W przypadku przepływów celnych dokumenty do importu w Wielkiej Brytanii są równie ważne jak faktury dostawców.
Czy HMRC dokonuje zwrotu automatycznie w ciągu 6 miesięcy?
Nie. HMRC zapowiada zwrot w ciągu 6 miesięcy w przypadku zadowalającego wniosku. Jeżeli dokumentacja jest niekompletna, jeżeli certyfikat statusu stwarza problem lub jeżeli HMRC ma wątpliwości co do Twojej kwalifikowalności, rozpatrzenie może zostać zawieszone do czasu wyjaśnienia.
Czy można złożyć wniosek po 31 grudnia?
Co do zasady nie. HMRC stosuje rygorystycznie termin 31 grudnia następujący po zakończeniu okresu zwrotu. Opóźnienia dotyczące certyfikatu statusu są dopuszczane wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych i nie zwalniają z obowiązku terminowego przesłania pozostałych dokumentów.
Jaka jest różnica między zwrotem VAT65A a deklaracją VAT w Wielkiej Brytanii?
VAT65A służy przedsiębiorstwom zagranicznym niezarejestrowanym i niezobowiązanym do rejestracji. Deklaracja VAT w Wielkiej Brytanii służy przedsiębiorstwom zarejestrowanym, które deklarują pobrany VAT i odliczają poniesiony VAT. Są to dwa różne obiegi, z różnymi kryteriami dostępu.
Czy Eurofiscalis może przygotować wniosek o zwrot VAT w Wielkiej Brytanii?
Tak. Eurofiscalis może przeanalizować kwalifikowalność, zakwalifikować wydatki podlegające odzyskaniu, przygotować dokumentację VAT65A oraz zabezpieczyć wymianę korespondencji z HMRC. Jest to szczególnie przydatne, gdy przedsiębiorstwo waha się między zwrotem, rejestracją do brytyjskiego VAT a odzyskaniem za pośrednictwem VAT Return.
Kraje, których to dotyczy
 (1).jpg)