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Puoi recuperare l'IVA pagata nel Regno Unito?
Puoi recuperare l'IVA britannica se sei un'impresa non stabilita nel Regno Unito e non sei tenuto a ottenere un numero di IVA nel Regno Unito. È questo il punto di partenza. L'HMRC riserva la procedura VAT65A alle imprese straniere che sostengono l'IVA del Regno Unito su spese professionali, ma che non devono dichiarare esse stesse l'IVA britannica.
Il regime riguarda le imprese stabilite nell'Unione europea e le imprese stabilite fuori dall'UE. Dalla Brexit, una società francese, belga, tedesca o spagnola non passa più dal portale elettronico di rimborso del proprio Stato membro per recuperare l'IVA pagata in Gran Bretagna. Si rivolge direttamente all'HMRC.
| Situazione dell'impresa | Procedura corretta |
|---|---|
| Società UE non stabilita nel Regno Unito, senza vendite imponibili nel Regno Unito | Domanda VAT65A presso l'HMRC |
| Società extra UE non stabilita nel Regno Unito, senza vendite imponibili nel Regno Unito | Domanda VAT65A, fatte salve le condizioni HMRC |
| Società già registrata all'IVA del Regno Unito | Recupero tramite la dichiarazione IVA britannica |
| Società tenuta a registrarsi all'IVA del Regno Unito | Registrazione e poi recupero tramite VAT Return |
| Società che vende esclusivamente a clienti del Regno Unito con inversione contabile da parte del cliente | Analisi caso per caso, VAT65A a volte possibile |
Quali condizioni bisogna rispettare per richiedere il rimborso?
L'HMRC richiede che la tua impresa sia stabilita fuori dal Regno Unito e che non effettui operazioni che la obblighino a registrarsi all'IVA britannica. La logica è semplice: il VAT65A serve a rimborsare l'IVA sostenuta da un'impresa straniera non registrata, non a sostituire una dichiarazione IVA del Regno Unito.
Per essere idoneo, devi in pratica soddisfare queste condizioni:
- essere registrato come impresa nel tuo paese di stabilimento;
- non avere sede, stabile organizzazione o residenza nel Regno Unito;
- non essere registrato, idoneo o tenuto a registrarti all'IVA britannica;
- non effettuare cessioni o prestazioni imponibili nel Regno Unito, salvo le eccezioni ammesse dall'HMRC;
- utilizzare i beni o servizi acquistati per la tua attività professionale.
Un'operazione può restare compatibile con il rimborso quando l'IVA è dovuta dal tuo cliente britannico tramite il meccanismo dell'inversione contabile, oppure quando l'operazione rientra in eccezioni specifiche come alcuni trasporti internazionali di merci. Al contrario, vendere merci localmente nel Regno Unito, immagazzinare beni nel Regno Unito o importare in qualità di venditore può far ricadere la pratica in una registrazione.
Bisogna registrarsi all'IVA nel Regno Unito per recuperare la propria IVA?
No, non è obbligatorio registrarsi all'IVA nel Regno Unito per recuperare l'IVA britannica tramite il VAT65A. È anzi il contrario: questa procedura riguarda le imprese che non sono registrate e non sono tenute a esserlo.
Se sei semplicemente venuto a una fiera professionale, hai pagato prestazioni locali, sostenuto spese di trasferta professionale, acquistato servizi utilizzati nel Regno Unito o sostenuto l'IVA all'importazione senza creare un obbligo imponibile locale, la procedura di rimborso può essere la strada giusta.
Se devi registrarti, l'IVA sostenuta non viene più recuperata tramite il VAT65A. Viene detratta nella tua dichiarazione IVA del Regno Unito, fatte salve le regole di detraibilità britanniche. Questa differenza è essenziale per le imprese e-commerce, i venditori DDP e gli importatori abituali.
| Caso pratico | VAT65A? | Registrazione IVA Regno Unito? |
|---|---|---|
| Partecipazione a una fiera nel Regno Unito senza vendita locale | Sì, in linea di principio | No |
| Acquisto di prestazioni professionali utilizzate nel Regno Unito | Sì, in linea di principio | No |
| Importazione occasionale senza vendita imponibile nel Regno Unito | Possibile, da verificare | Non sempre |
| Immagazzinamento di beni nel Regno Unito e poi vendita locale | No | Sì |
| Vendita diretta di beni situati nel Regno Unito a clienti britannici | No | Sì |
| Impresa già registrata nel Regno Unito | No | Detrazione tramite VAT Return |
Qual è la procedura passo passo per richiedere un rimborso IVA nel Regno Unito?
La domanda di rimborso si prepara come una pratica fiscale completa, non come un semplice modulo amministrativo. L'HMRC richiede il modulo VAT65A, il certificato che attesta la tua attività, le fatture e, in caso di importazione, i documenti doganali che provano l'IVA pagata.
1. Verificare la tua idoneità
Comincia con il verificare di non avere una stabile organizzazione nel Regno Unito, di non essere registrato all'IVA del Regno Unito e che le tue operazioni non ti rendano soggetto passivo nel Regno Unito. Se hai effettuato vendite, importato beni o lavorato con un marketplace, questa fase deve essere documentata.
2. Delimitare il periodo di rimborso
Il periodo HMRC va dal 1° luglio al 30 giugno dell'anno successivo. Una domanda può coprire al massimo questo periodo di 12 mesi. Non può coprire meno di 3 mesi, salvo che corrisponda al saldo restante del periodo annuale.
3. Raccogliere le fatture e i giustificativi
Ogni fattura deve identificare il fornitore, il suo numero di VAT, la tua impresa, la natura dei beni o servizi, la data, l'importo al netto d'imposta, l'aliquota e l'importo dell'IVA. Per le importazioni, occorre il documento doganale o il giustificativo che attesta l'IVA assolta.
4. Ottenere il certificato di status fiscale
Per una prima domanda, e poi quando il certificato scade, devi fornire un certificato di status rilasciato dall'autorità ufficiale del tuo paese. L'HMRC accetta alcuni certificati elettronici se l'autorità emittente consente una verifica online.
5. Compilare il modulo VAT65A
Il modulo VAT65A deve essere compilato elettronicamente. L'elenco delle fatture, in particolare la schedule della domanda 9, deve essere digitato e non manoscritto. Può essere ammessa una versione equivalente se contiene le stesse informazioni e la dichiarazione richiesta.
6. Presentare la pratica all'HMRC
Puoi presentare la domanda elettronicamente tramite il Secure Data Exchange Service, denominato SDES, oppure inviare la pratica per posta all'Overseas Repayment Unit. Per utilizzare l'SDES prima della scadenza del 31 dicembre, l'HMRC indica che occorre richiedere l'accesso prima del 30 novembre.
7. Seguire l'iter
Dopo una presentazione elettronica, devi ricevere una ricevuta datata. Se l'HMRC non ti contatta entro 6 mesi, puoi contattare l'Overseas Repayment Unit con la ricevuta SDES. Gli originali devono essere conservati, poiché l'HMRC può richiederli.
Quali spese danno diritto al rimborso IVA nel Regno Unito?
L'IVA è recuperabile quando grava su beni o servizi utilizzati per le esigenze della tua attività professionale e quando non si applica alcuna esclusione britannica. L'HMRC contempla in particolare gli acquisti di beni e servizi nel Regno Unito e l'IVA pagata sulle importazioni nel Regno Unito.
| IVA generalmente recuperabile | IVA esclusa o limitata |
|---|---|
| Spese di fiere, saloni ed eventi professionali | Spese utilizzate per attività non professionali |
| Prestazioni locali utilizzate per l'attività | Spese legate a vendite imponibili nel Regno Unito |
| Acquisti di beni o servizi utilizzati nel Regno Unito | La maggior parte delle autovetture |
| IVA all'importazione se l'impresa è proprietaria dei beni | Alcune spese di ricevimento, entertainment e hospitality |
| Spese professionali con fattura VAT conforme | Beni acquistati per la rivendita a diretto beneficio dei viaggiatori, come alcuni hotel |
| Noleggio di veicoli, a volte limitato al 50% in uso misto | Beni usati senza fattura VAT conforme |
L'aliquota standard dell'IVA nel Regno Unito è del 20 %. Alcuni beni e servizi rientrano nell'aliquota ridotta del 5 %. La sola aliquota non basta a decidere il recupero: la natura della spesa, il suo uso professionale e il tuo status IVA nel Regno Unito restano determinanti.
Qual è l'importo minimo di una domanda VAT65A?
L'importo minimo dipende dalla durata coperta dalla tua domanda. L'HMRC fissa una soglia più elevata per un periodo parziale e una soglia più bassa per un periodo annuale o per il saldo finale dell'anno di rimborso.
| Periodo coperto | Importo minimo |
|---|---|
| Periodo di almeno 3 mesi ma inferiore all'anno completo | 130 GBP |
| Anno completo dal 1° luglio al 30 giugno | 16 GBP |
| Saldo di periodo inferiore a 3 mesi | 16 GBP |
Queste soglie non sostituiscono l'analisi economica della pratica. Una domanda di importo modesto, mal documentata o composta da fatture fragili può costare più cara da preparare del rimborso atteso.
Qual è la data limite per presentare una domanda di rimborso?
La data limite è il 31 dicembre successivo alla fine del periodo di rimborso. Il periodo di rimborso britannico va dal 1° luglio al 30 giugno. Per il periodo che termina il 30 giugno, la domanda deve quindi pervenire all'HMRC entro e non oltre il 31 dicembre.
L'HMRC applica questa data in modo rigoroso. Una pratica inviata in ritardo può essere respinta, anche se l'IVA è reale e le fatture sono conformi. In caso di deposito cartaceo, l'HMRC può richiedere una prova di spedizione che dimostri che la pratica è stata spedita entro e non oltre il 31 dicembre.
| Fase | Data da ricordare |
|---|---|
| Inizio del periodo di rimborso | 1° luglio |
| Fine del periodo di rimborso | 30 giugno |
| Richiesta di accesso SDES raccomandata dall'HMRC | Prima del 30 novembre |
| Scadenza per la presentazione del VAT65A | 31 dicembre |
Quanto tempo impiega l'HMRC per rimborsare l'IVA?
L'HMRC comunica un rimborso entro 6 mesi dal ricevimento di una domanda soddisfacente. La parola importante è "soddisfacente": una pratica incompleta, incoerente o mal giustificata rientra rapidamente in una spirale di domande.
I ritardi derivano generalmente da quattro cause:
- certificato di status assente, scaduto o incompleto;
- fatture senza numero VAT del fornitore o senza il nome corretto del richiedente;
- documenti di importazione insufficienti;
- dubbio dell'HMRC su un eventuale obbligo di registrazione IVA nel Regno Unito.
Il rimborso può essere versato su un conto bancario tramite SWIFT o su un conto bancario britannico. L'HMRC raccomanda il pagamento SWIFT quando disponibile, perché è più rapido e più sicuro per le imprese straniere.
Serve un rappresentante fiscale nel Regno Unito?
Per una domanda VAT65A, non hai bisogno di un rappresentante fiscale in senso stretto: puoi presentarla tu stesso o incaricare un agente. L'HMRC accetta che un agente prepari e invii la domanda per tuo conto, a condizione che sia autorizzato da una procura o da una lettera di autorizzazione.
La vera domanda non è quindi "rappresentante fiscale obbligatorio o no", ma "ho bisogno di un esperto per garantire il regime corretto?". Se la tua pratica è semplice, ad esempio spese di fiera e fatture perfettamente conformi, una presentazione diretta può funzionare. Se importi, vendi, immagazzini o fatturi clienti britannici, l'analisi diventa più fiscale che amministrativa.
Un agente IVA può in particolare:
- confermare che il VAT65A è la procedura corretta;
- individuare le spese recuperabili ed escluse;
- preparare la schedule delle fatture;
- gestire gli scambi con l'HMRC;
- evitare di presentare un rimborso quando è richiesta una registrazione IVA nel Regno Unito.
Casi particolari da non farsi sfuggire
Le regole del Regno Unito cambiano a seconda che la spesa riguardi la Gran Bretagna, l'Irlanda del Nord, un'importazione o una vendita locale. Il Regno Unito non è un blocco IVA uniforme per tutti i flussi dalla Brexit, in particolare per i beni che coinvolgono l'Irlanda del Nord.
Per i beni in Irlanda del Nord, un'impresa UE può essere rinviata alle regole specifiche di rimborso legate al Protocollo sull'Irlanda del Nord. Per la Gran Bretagna, la procedura HMRC VAT65A è il riferimento per le imprese non stabilite.
Se importi beni, verifica di essere effettivamente proprietario delle merci al momento dell'importazione. L'HMRC subordina il recupero della VAT all'importazione al fatto di avere il diritto di disporre dei beni come proprietario.
Se hai fatturato un cliente britannico, verifica anche se la tua operazione doveva essere dichiarata nel Regno Unito. L'articolo su fatturare un cliente britannico aiuta a distinguere la fatturazione DDP, le vendite B2B, le vendite B2C e i casi in cui l'IVA britannica deve essere riscossa.
Checklist prima di presentare la tua domanda VAT65A
Una pratica completa si verifica prima dell'invio, non dopo il sollecito dell'HMRC. Utilizza questa checklist prima di ogni presentazione.
- La tua impresa è stabilita fuori dal Regno Unito.
- Non hai una stabile organizzazione o sede nel Regno Unito.
- Non sei registrato all'IVA del Regno Unito.
- Non sei tenuto a registrarti all'IVA del Regno Unito.
- Il periodo richiesto rispetta il calendario dal 1° luglio al 30 giugno.
- L'importo minimo è raggiunto.
- Il modulo VAT65A è completo e digitato.
- Il certificato di status è valido e coerente con le fatture.
- Le fatture riportano la tua impresa e il numero VAT del fornitore.
- I documenti di importazione provano la VAT pagata, se applicabile.
- Gli originali sono conservati.
- L'accesso SDES è stato richiesto prima del 30 novembre se punti a una presentazione elettronica prima del 31 dicembre.
Hai bisogno di supporto per recuperare la tua IVA nel Regno Unito?
Il recupero dell'IVA britannica è una procedura accessibile, ma impegnativa: una scelta errata tra VAT65A e registrazione IVA nel Regno Unito può costare diversi mesi.
Eurofiscalis ti aiuta a verificare la tua idoneità, a preparare la tua pratica HMRC e a mettere in sicurezza i tuoi flussi nel Regno Unito. Contatta il nostro team per verificare le tue fatture e scegliere la procedura corretta prima della scadenza del 31 dicembre.
Fonti ufficiali
- HMRC, VAT Notice 723A: https://www.gov.uk/guidance/refunds-of-uk-vat-for-non-uk-businesses-or-eu-vat-for-uk-businesses
- HMRC, modulo VAT65A: https://www.gov.uk/government/publications/vat-application-for-vat-refund-by-a-business-person-not-established-in-the-community-vat65a
- HMRC, VAT Notice 700/1: https://www.gov.uk/government/publications/vat-notice-7001-should-i-be-registered-for-vat/vat-notice-7001-should-i-be-registered-for-vat
Domande frequenti
Una società francese può recuperare l'IVA britannica dopo la Brexit?
Sì. Una società francese può recuperare l'IVA britannica tramite la procedura HMRC VAT65A se non è stabilita nel Regno Unito, non è registrata all'IVA del Regno Unito e non ha effettuato operazioni che la obbligano a registrarsi. Dalla Brexit, non passa più dal classico portale UE.
Una società svizzera, americana o canadese può richiedere un rimborso?
Sì, un'impresa extra UE può richiedere un rimborso della VAT britannica se soddisfa le condizioni HMRC. L'HMRC applica inoltre una logica di reciprocità: il paese di stabilimento deve consentire concessioni analoghe alle imprese britanniche, salvo casi particolari.
Si può recuperare l'IVA del Regno Unito su una fiera professionale?
Sì, l'IVA sulle spese di fiera professionale nel Regno Unito può in linea di principio essere recuperabile se le spese servono alla tua attività e se non effettui vendite imponibili nel Regno Unito. Conserva i contratti, le fatture, i badge da espositore e le prove di pagamento.
Si può recuperare l'IVA all'importazione nel Regno Unito?
Sì, ma solo se puoi provare l'IVA pagata e se l'importazione non ti obbliga a registrarti all'IVA del Regno Unito. Per i flussi doganali, i documenti per importare nel Regno Unito sono importanti quanto le fatture dei fornitori.
L'HMRC rimborsa automaticamente entro 6 mesi?
No. L'HMRC comunica un rimborso entro 6 mesi per una domanda soddisfacente. Se la pratica è incompleta, se il certificato di status presenta problemi o se l'HMRC dubita della tua idoneità, il trattamento può essere sospeso fino al chiarimento.
Si può presentare una domanda dopo il 31 dicembre?
In linea di principio no. L'HMRC applica rigorosamente il termine del 31 dicembre successivo alla fine del periodo di rimborso. I ritardi sul certificato di status sono ammessi solo in situazioni eccezionali e non dispensano dall'inviare gli altri documenti nei termini.
Quale differenza tra rimborso VAT65A e dichiarazione IVA del Regno Unito?
Il VAT65A serve alle imprese straniere non registrate e non tenute a esserlo. La dichiarazione IVA del Regno Unito serve alle imprese registrate, che dichiarano la VAT riscossa e detraggono la VAT sostenuta. Sono due circuiti diversi, con criteri di accesso diversi.
Eurofiscalis può preparare la domanda di rimborso IVA nel Regno Unito?
Sì. Eurofiscalis può analizzare l'idoneità, qualificare le spese recuperabili, preparare la pratica VAT65A e mettere in sicurezza gli scambi con l'HMRC. È particolarmente utile quando un'impresa è indecisa tra rimborso, registrazione IVA nel Regno Unito e recupero tramite VAT Return.
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