Jak sprawdzić numer VAT UE w systemie VIES?

Dlaczego weryfikacja numeru VAT jest ważna z biznesowego punktu widzenia?

Przedsiębiorstwa, które zawierają umowy handlowe ze swoimi kontrahentami wymagają od nich posiadania numeru VAT-UE. W niektórych przypadkach żądają także, aby kontrahent posiadał numer VAT, lokalny dla danego kraju, w którym ma odbyć się sprzedaż lub ma być świadczona usługa. We Francji wymagane jest wyznaczenie przedstawiciela podatkowego we Francji. Szczegóły VAT dostępne w fiszce VAT we Francji.

Praktyka ta jest często spotykana chociażby w branży budowlanej, gdzie deweloperzy podnajmują zleceniodawców do realizacji projektów na nieruchomościach. Często tym, co wpłynie na zawarcie kontraktu jest właśnie posiadanie numeru VAT, czyli posiadanie zdolności na dokonywanie transakcji unijnych i lokalnych.

Jest to ważne z perspektywy rozliczania podatku VAT za daną usługę realizowaną w zagranicznym kraju oraz wpływa na poczucie zaufania względem potencjalnego podwykonawcy. »»Dokonanie weryfikacji kontrahenta pod kątem VAT świadczy o dochowaniu należytej staranności w kwestii zabezpieczenia własnego biznesu««.

Natomiast posiadanie numeru VAT-UE konieczne jest do zawierania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Podmioty posiadające VAT-UE mogą świadczyć usługi lub prowadzić sprzedaż w każdym kraju Unii Europejskiej z naliczeniem 0% stawki VAT. Procedura uzyskania numeru VAT we Francji jest opisana w osobnym artykule.

Istnieją jednak od tego wyjątki, szczególnie w przypadku usług, gdzie konieczny jest również lokalny numer VAT.

Wskazówka Eurofiscalis: Zawsze weryfikuj swoich kontrahentów pod kątem podatkowym, aby uniknąć nałożenia kar ze strony zagranicznych urzędów skarbowych.

Czy istnieje narzędzie do weryfikacji ważności unijnego numeru VAT?

Ważność numeru VAT można w bardzo prosty sposób sprawdzić w systemie Komisji Europejskiej – VIES. Specjalnie dla Ciebie i w trosce o bezpieczeństwo Twojego biznesu stworzyliśmy dedykowane narzędzie do weryfikowania VAT UE. Jest ono w pełni kompatybilne z systemem VIES. Do obliczeń kwot VAT służy nasz kalkulator VAT.

Narzędzie VIES daje wiarygodny wynik weryfikacji danego numeru na dzień wyszukiwania. Nie ma możliwości sprawdzenia, czy dany numer był aktywny w konkretnym terminie, innym niż dzień wyszukiwania. Jeśli po czasie nastąpi zmiana statusu numeru VAT (np. numer VAT-UE przestanie być aktywny) nie wpływa na prawo do stosowania stawki VAT lub reguł opodatkowywania właściwych dla przeprowadzania transakcji europejskich w przeszłości.

Wyszukiwarka niestety nie wskaże daty, od której dany podmiot przestał posiadać status podatnika podatku od wartości dodanej, został wykreślony lub też zlikwidowany. Narzędzie nie da też odpowiedzi, czy dana firma kiedykolwiek posiadała aktywny numer VAT-UE.

Wskazówka Eurofiscalis: Jeśli jesteś w trakcie rejestracji numeru VAT, to narzędzie w prosty sposób pozwoli Ci sprawdzić, czy Twój numer VAT został już aktywowany. Niekiedy jednak zdarza się, iż numer został nadany, ale nie pojawił się jeszcze w VIES. Jest to jednak kwestia czasu, aby status numeru się zmienił. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości, ponieważ wyszukiwarka VAT UE stanowi zbiór informacji z krajowych baz danych. To na ich poziomach następuje wprowadzenie danych, korygowanie oraz kontrola. Oficjalnym i ostatecznym potwierdzeniem nadania numeru VAT jest zawsze wiadomość na piśmie bezpośrednio od administracji podatkowej właściwej dla danego kraju.

Dlaczego ważność numeru VAT jest istotna?

Od tego, czy dany numer VAT jest aktywny zależy:

• Zastosowanie stawki podatku VAT
• Zastosowanie stawki podatku dla transakcji europejskich 0% (wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie towarów)
• Zastosowanie innego niż krajowe miejsce opodatkowania danej transakcji (VAT-NP: określenie miejsca opodatkowania u nabywcy towaru lub usługi).

Aktywny numer VAT-UE potwierdza zdolność do dokonywania transakcji wewnątrzunijnych. Numer ten nie służy jednak weryfikacji podatnika czynnego lub zwolnionego z opłaty podatku VAT w ramach transakcji krajowych.

Jak uzyskać numer »VAT-UE«?

Sprawa jest bardzo prosta. Aby uzyskać numer VAT-UE, który będzie widoczny jako aktywny w systemie VIES należy w urzędzie złożyć wypełniony wniosek VAT-R. Można tego dokonać osobiście, przesłać wniosek pocztą lub elektronicznie, jeśli posiadasz kwalifikowany podpis. Czynni podatnicy VAT, którzy chcą uzyskać numer VAT-UE zgłaszają jedynie aktualizację danych poprzez wypełnienie formularza.

Jak uzyskać »lokalny numer VAT« w unijnym kraju?

Aby uzyskać lokalny numer VAT w jednym z unijnych krajów należy zarejestrować się do VAT we właściwym urzędzie. W każdym kraju Unii Europejskiej wymogi co do dokumentacji rejestracyjnej się różnią. Przykładowo, niektóre urzędy skarbowe żądają tłumaczenia przysięgłego części dokumentów.

W ślad za uzyskanym numerem VAT za granicą, należy składać deklaracje VAT tak długo, jak numer jest aktywny.

Jeśli nie znasz języka urzędowego w danym kraju oraz wymogów i obowiązków podatkowych, warto zwrócić się o pomoc do specjalistów, którzy dokonują rejestracji do VAT na co dzień. Eurofiscalis posiada biura oraz ekspertów podatkowych w każdym kraju Unii Europejskiej. Jeśli potrzebujesz numeru VAT za granicą, zapraszamy do kontaktu i bezpłatnej konsultacji.