Zusammenfassende Meldung (ZM): Leitfaden 2026

Was ist die Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) für innergemeinschaftliche B2B-Leistungen. Sie betrifft in Deutschland ansässige Unternehmen, die Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union erbringen.

Der Zweck ist einfach: Sie ermöglicht die Kontrolle der Umsatzbesteuerung grenzüberschreitender Dienstleistungen. Im häufigsten Fall stellt der deutsche Dienstleister ohne Umsatzsteuer in Rechnung, und der gewerbliche Empfänger versteuert die Leistung im Reverse-Charge-Verfahren in seinem Land.

Die ZM hängt zwar mit der Umsatzsteuer zusammen, ist aber keine klassische Steuererklärung. Sie ist von der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und von der Intrastat-Meldung für Warenbewegungen zu unterscheiden.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen muss eine ZM abgeben, wenn es eine Dienstleistung an einen gewerblichen, in einem anderen EU-Mitgliedstaat umsatzsteuerpflichtigen Kunden erbringt und diese Leistung unter die B2B-Grundregel mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers fällt.

Zu prüfen ist folgende Logik:

• der Dienstleister ist in Deutschland ansässig;
• der Kunde ist ein in einem anderen EU-Land steuerpflichtiges Unternehmen;
• der Kunde verfügt über eine gültige innergemeinschaftliche USt-IdNr.;
• die Leistung fällt unter die Grundregel des § 3a Abs. 2 UStG (B2B);
• die Umsatzsteuer schuldet der Kunde in seinem Land im Reverse-Charge-Verfahren.

Voraussetzung ist eine gültige deutsche USt-IdNr.. Auch Kleinunternehmer können betroffen sein: Die Kleinunternehmerregelung befreit von der deutschen Umsatzsteuer, hebt aber die innergemeinschaftlichen Meldepflichten nicht automatisch auf.

Gibt es eine Schwelle für die ZM?

Nein. Es gibt keine Bagatellgrenze für die ZM-Dienstleistungen. Eine Beratungsleistung von 200 € an eine französische Gesellschaft kann meldepflichtig sein, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Die ZM knüpft an die Art des Umsatzes an, nicht an dessen Volumen.

Welche Leistungen werden in der ZM gemeldet?

Sie melden vor allem die innergemeinschaftlichen B2B-Dienstleistungen, die unter die Grundregel der Leistungsortbestimmung fallen. Das sind die Leistungen, für die der ausländische gewerbliche Kunde in seinem Mitgliedstaat Steuerschuldner ist.

Häufige Beispiele für zu meldende Leistungen:

• Beratungsleistungen;
• IT-Dienstleistungen;
• Softwareentwicklung;
• Marketing und Werbung;
• administrative oder intellektuelle Leistungen;
• technische Fernunterstützung;
• Management- oder Analyseleistungen.

In diesen Fällen wird die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer und mit einem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers ausgestellt. Der Leistungsbetrag muss außerdem mit Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung übereinstimmen.

Welche Leistungen gehören nicht in die ZM?

Nicht jede an einen EU-Kunden fakturierte Leistung gehört in die ZM. Manche Leistungen folgen einer besonderen Ortsregel oder einer Sonderregelung und sind dort steuerbar, wo sie ausgeführt werden.

Klassische Ausnahmen sind grundstücksbezogene Leistungen, die Personenbeförderung, Restaurations- und Verpflegungsleistungen, Reiseleistungen, die kurzfristige Vermietung von Beförderungsmitteln sowie Leistungen, die im Mitgliedstaat des Empfängers steuerbefreit sind.

ZM: Ausführung oder Rechnungsstellung – welcher Zeitpunkt zählt?

Die richtige Frage ist nicht nur, wann Sie die Rechnung ausgestellt haben, sondern wann die Umsatzsteuer beim Kunden entsteht. Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen sind in dem Meldezeitraum zu erfassen, in dem sie ausgeführt wurden.

In der Praxis empfiehlt es sich, drei Elemente aufeinander abzustimmen:

• das Datum der Ausführung bzw. Vollendung der Leistung;
• das Rechnungsdatum und etwaige Anzahlungen;
• den in der ZM und im Umsatzsteuer-Reporting erfassten Zeitraum.

Wann muss die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden?

Die ZM wird je nach Konstellation monatlich oder vierteljährlich abgegeben. Die Übermittlung muss spätestens am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums erfolgen. Für reine Dienstleistungen ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr maßgeblich; werden daneben Warenlieferungen monatlich gemeldet, können auch die Leistungen monatlich erfasst werden.

Maßgeblich ist der Zeitraum, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Sie müssen also nicht die Umsatzsteuer-Jahreserklärung oder den Jahresabschluss abwarten, um die ZM zu bearbeiten.

ZM-Fristen 2026

Fällt der 25. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Gleichen Sie die Termine mit dem offiziellen Fristenkalender des BZSt ab.

Wie gibt man die ZM über das BZSt-Online-Portal ab?

Die Meldung erfolgt elektronisch über das BZSt-Online-Portal (BOP) oder über ELSTER; für die Massendatenübertragung steht die Schnittstelle ELMA5 zur Verfügung. Die Übermittlung auf elektronischem Weg ist verpflichtend.

Vorzubereitende Angaben:

• der Meldezeitraum (Monat oder Quartal);
• die USt-IdNr. des Kunden, ohne Leerzeichen und Bindestriche;
• das Land des Kunden;
• der in Rechnung gestellte Nettobetrag in Euro;
• die Kennzeichnung als sonstige Leistung sowie etwaige Berichtigungen.

Rechnen Sie im selben Zeitraum mehrere Leistungen an denselben Kunden ab, fassen Sie diese je Kunde in einer Zeile zusammen, sofern der Gesamtbetrag korrekt ist.

ZM und Umsatzsteuer-Voranmeldung: das Zusammenspiel

Die ZM und die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind verbunden, aber eigenständig. Sie müssen auf die Übereinstimmung beider Meldungen achten.

Wo die ZM-Leistungen in der UStVA erscheinen

Die in der ZM gemeldeten Leistungen sind in der Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Zeile für innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (§ 18b UStG) anzugeben. Der Gesamtbetrag der ohne Umsatzsteuer fakturierten Leistungen muss zwischen ZM und UStVA übereinstimmen.

ZM und Intrastat: zwei verschiedene Meldungen

Verwechseln Sie die ZM nicht mit der Intrastat-Meldung, die den physischen Warenverkehr zwischen Mitgliedstaaten zu statistischen Zwecken erfasst und an das Statistische Bundesamt geht. Die ZM betrifft Dienstleistungen (und innergemeinschaftliche Lieferungen), Intrastat betrifft ausschließlich die Warenstatistik.

Sanktionen bei fehlender oder fehlerhafter ZM

Die nicht fristgerechte Abgabe, die Nichtabgabe oder Fehler in der ZM können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € geahndet werden (§ 26a UStG). Bei verspäteter Abgabe kann das BZSt zusätzlich einen Verspätungszuschlag festsetzen. Die Höhe richtet sich nach der Art des Verstoßes (Nichtabgabe, verspätete Abgabe, unrichtige oder unvollständige Angaben).

ZM für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) befreit von der Erhebung deutscher Umsatzsteuer, nicht aber von der ZM, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind (gewerblicher, in einem anderen Mitgliedstaat steuerpflichtiger Kunde, Leistung nach der B2B-Grundregel).

Viele Kleinunternehmer nehmen fälschlich an, die Regelung befreie sie von jeder innergemeinschaftlichen Formalität. Das ist eine häufige Verwechslung zwischen dem in Deutschland anwendbaren Umsatzsteuerregime und den Meldepflichten für innergemeinschaftliche Umsätze. Wer solche Leistungen erbringt, benötigt eine USt-IdNr. und muss die ZM abgeben.

Sonderfälle und gemischte Leistungen

Einige Konstellationen erfordern besondere Aufmerksamkeit:

• eine Leistung an eine Betriebsstätte in einem anderen EU-Land, während der Sitz in Deutschland liegt: der tatsächliche Bestimmungsort kann die Behandlung ändern;
• eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur zu einer bereits gemeldeten Leistung: die Berichtigung ist im betreffenden Meldezeitraum zu erfassen;
• eine gemischte Leistung aus Dienstleistung und Warenlieferung: hier ist die überwiegende Natur des Umsatzes zu bestimmen.

Siehe auch: Zusammenfassende Meldung und Intrastat in Deutschland.