Jak získat vrácení DPH z Německa pro zahraniční firmy

Nejdřív určete správný režim vrácení DPH

Pokud nemáte v Německu přidělenou registraci, doporučujeme se poradit s daňovým zástupcem v Německu. U německé DPH je nejdražší chyba špatně zvolený postup. BZSt nebo správce daně nebude opravovat obchodní logiku žádosti za Vás: pokud firma použije portál pro refundaci, přestože už má v Německu povinnost registrace, žádost narazí.

Vrácení DPH pro firmy z EU podle směrnice 2008/9/ES

Firma usazená v Česku, Francii, Belgii nebo jiném členském státě EU nepodává žádost přímo papírově v Německu. Použije elektronický portál svého státu usazení. Tento stát žádost zkontroluje formálně a předá ji Německu jako státu refundace.

Abyste mohli tento postup použít, musí být splněny zejména tyto podmínky:

• jste osobou povinnou k dani ve svém státě usazení;

• nemáte v Německu sídlo ani stálou provozovnu;

• v daném období jste v Německu neuskutečnili plnění, která by vyžadovala německou registraci k DPH;

• žádaná DPH souvisí s ekonomickou činností firmy;

• výdaje jsou odpočitatelné podle německých pravidel.

Žádost se podává nejpozději 30. září roku následujícího po období refundace. U faktur z roku 2025 je tedy termín pro firmy z EU 30. září 2026. Po tomto datu se s tolerancí nepočítá.

Jak žádost EU prakticky připravit

V portálu vyberete Německo jako stát refundace a zadáte údaje z faktur. U každé položky je potřeba správně popsat dodavatele, částky, německou DPH a typ výdaje podle kódů používaných v evropském refund systému.

Připravte si hlavně:

• identifikaci žadatele a jeho DIČ pro DPH;

• údaje německých dodavatelů včetně daňového čísla nebo DIČ, pokud je na faktuře uvedeno;

• datum a číslo faktury;

• základ daně, sazbu DPH a částku DPH;

• kód druhu výdaje;

• skeny faktur, pokud jsou vyžadovány.

U žádostí podle směrnice 2008/9/ES se typicky přikládají skeny faktur nad 1 000 EUR bez DPH, u pohonných hmot nad 250 EUR. Německo si může vyžádat doplňující podklady i později, zejména pokud faktura nebo povaha výdaje není jednoznačná.

Vrácení DPH pro firmy mimo EU: BZSt, 13. směrnice a reciprocita

Firmy usazené mimo EU nepoužívají evropský portál podle směrnice 2008/9/ES. Žádají podle pravidel 13. směrnice a německé prováděcí úpravy u BZSt. Typickým příkladem jsou společnosti ze Švýcarska, Kanady, Spojených států nebo Spojeného království, pokud splňují německé podmínky.

Klíčová je reciprocita. Německo vrací DPH jen podnikům ze států, které poskytují srovnatelnou možnost vrácení daně německým podnikům. Před přípravou žádosti proto ověřte, zda země usazení na tuto podmínku dosahuje a zda pro ni neplatí omezení.

Termín je kratší než u firem z EU: žádost musí být podána nejpozději 30. června roku N+1. U faktur z roku 2025 je tedy termín 30. června 2026.

V roce 2026 je nutné formulovat postup opatrně: historicky se u třetích zemí pracovalo s fyzickými dokumenty a originály faktur, ale německá praxe se posouvá k elektronickým procesům přes BZSt Online Portal (BOP), uploadům dokladů a specifickým požadavkům podle typu dokumentu. Prakticky tedy počítejte s tím, že BZSt může vyžadovat nahrání faktur, dovozních dokladů a potvrzení o daňovém statusu, případně originály nebo další formát podle aktuálních instrukcí.

Když má firma německé DIČ: žádná refundace přes směrnice

Pokud je firma registrovaná k DPH v Německu, vstupní DPH se řeší v německém systému. Více o procesu v přiznání k DPH v Německu. V praxi to znamená, že částky z nákupů zahrnete do pravidelného hlášení a výsledný nadměrný odpočet si nárokujete přes Finanzamt.

Pokud je výsledkem nadměrný odpočet, refundace jde přes příslušný Finanzamt. Tento režim se používá bez ohledu na to, zda je mateřská společnost z EU nebo mimo EU. Rozhodující je německá registrace a povaha plnění v Německu.

Typické situace, které vedou k německé registraci:

• skladování zboží v Německu;

• lokální prodej zboží na německém trhu;

• některé montážní nebo instalační dodávky;

• Amazon FBA nebo jiné logistické modely s německým skladem;

• transakce, u kterých nelze použít reverse charge.

Lhůty, minimální částky a cash-flow

Německá refundace DPH není rychlá hotovostní operace. I u dobře připravené žádosti je potřeba počítat s několikaměsíčním dopadem na cash-flow.

Pokud si německá strana vyžádá doplňující informace, proces se prodlužuje. Typicky jde o chybějící fakturu, nejasný popis služby, nesoulad adresy, chybné německé DPH na faktuře nebo výdaj, jehož podnikatelský účel není zřejmý.

Jaké výdaje mohou být refundovatelné

Základní pravidlo je jednoduché: výdaj musí souviset s ekonomickou činností firmy a německá DPH musí být podle německých pravidel odpočitatelná. Nestačí, že by byl podobný výdaj odpočitatelný v Česku nebo ve Francii.

Často se řeší zejména:

• veletrhy, výstavy, stánky a technické služby na akcích;

• ubytování zaměstnanců při pracovních cestách;

• doprava, mýtné, pohonné hmoty a pronájem užitkových vozidel;

• školení a odborné akce;

• vybrané restaurační náklady, pokud jsou řádně doložené a profesně odůvodněné;

• dovozní nebo technické náklady, pokud splňují podmínky pro odpočet.

Německé sazby DPH jsou při kontrole faktur zásadní: standardní sazba je 19 %, snížená sazba 7 %. Pokud dodavatel použil špatnou sazbu nebo vystavil fakturu s DPH, která neměla být účtována, může být vrácení odmítnuto.

Nejčastější důvody zamítnutí

Zamítnutí žádosti většinou nevzniká kvůli složitému právnímu sporu, ale kvůli procesní chybě nebo slabé dokumentaci.

Nejčastější problémy:

• žádost podaná po termínu 30. září nebo 30. června;

• firma použila refundaci, přestože měla německé DIČ a měla postupovat přes přiznání k DPH;

• faktura neobsahuje správného příjemce, adresu, sazbu nebo částku DPH;

• výdaj nemá jasnou vazbu na podnikatelskou činnost;

• chybí sken, dovozní doklad nebo potvrzení o daňovém statusu;

• u firmy mimo EU není splněna reciprocita;

• z faktury není zřejmé, že jde o profesní, nikoliv soukromý výdaj.

Kontrolní seznam před podáním žádosti

Před odesláním si projděte žádost jako daňový kontrolor. Německá administrativa je citlivá na formální konzistenci. Ujistěte se, že máte správně nastaveno německé DIČ k DPH a rozumíte pravidlům DPH v Německu.

• Ověřili jste, zda patříte do režimu EU, mimo EU, nebo německého přiznání k DPH?

• Sedí období refundace a nepřekračujete deadline?

• Dosahuje žádost minima 400 EUR nebo 50 EUR podle typu období?

• Jsou faktury vystavené na správnou společnost a správnou adresu?

• Obsahují faktury německou DPH, sazbu 19 % nebo 7 % a částku daně?

• Má každý výdaj profesní důvod a odpovídající kód?

• Máte připravené skeny, uploady, dovozní dokumenty nebo originály podle aktuálních požadavků BZSt?

• U firmy mimo EU je ověřena reciprocita?